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數位工作者專欄(六)企業想成長,好環境、優良數位工具有多重要?

作者:陳彥如

「What’s on Your Mind」簽名牆,是 Facebook 全球各地辦公室的標準配備之一,用意是希望每個人都能把自己的想法或想說的話寫出來,透過這面牆可以彼此連結,也呼應 Facebook 的使命——讓人與人之間更緊密連結相呼應。| 圖片來源:數位時代

Facebook 徵才,上班環境更關鍵

人才快速流動的年代,企業不再只是徵才,而是要去思考如何留住人才?Facebook最早於 2015 年在台灣設立據點,期間陸續推動許多計畫,為了更扎實地在台灣深耕,最近換了全新的台灣辦公室,象徵新的啟程,也傳達不忘當年重視台灣市場的初心。同時,新辦公室更是融入許多台灣在地元素。

Facebook 以「讓人與人之間更緊密連結」為使命,對內也十分注重員工之間的互動,企業文化強調「Be Open」,不僅打造開放的工作環境,促進員工交流,以激發更多創新思考與創意靈感,也在空間規劃中保留了許多自由空間讓員工發揮。好的環境能帶給,員工更多的向心力與歸屬感,數位工作時代的年輕人們更喜歡開放式的辦公室,Facebook的公司除了是開放式空間,更是一個屬於辦公室的互動空間,促進員工們彼此的交流。

智慧國家新加坡,政府積極推動工作溝通數位化

新加坡政府從 2017 年開始全面採用企業協作溝通服務,這也是全球第一個採用 Facebook Workplace 的公務體系。有著智慧之國稱號的新加坡政府一直積極導入新技術,在工作溝通協作數位化這塊當然也輸不得,Workplace 可透過智慧型手機和平版存取,無須連到政府內網,初步結果顯示「週活躍用戶」的比例高達 82%。

新加坡政府也在 Workplace 舉辦「#ShareYourSkills」活動,鼓勵公務人員在 Workplace 分享與公共服務相關的特殊技能。「有特定專長的公務員,可以跨部門分享這些技能,在特定期間支援特定的任務。」很多人都說私人企業更懂得為員工著想,但反觀新加玻政府,其實也十分重視公務員們工作中的良性溝通,或許未來會有更多的國家政府選擇跟進這個做法,與這數位時代真正接軌。

數位工具實用度高,Google Drive 有效提高團隊效率 | 圖片來源:LINE Today

Google 企業工具使團隊距離更近

Google 對於許多人來說早已是生活中的必需品,例如:搜索、地圖、雲端。如果以企業視角來看,Google 工具已經是許多企業內部溝通的重要存在,像是雲端共享、日歷、Hangouts 等。而 Google 也推出了許多專門為企業打造的數位工具,相信大家對Google Drive 企業工具不陌生,是用以協助日益增多的雲端企業管理它們的雲端資料,涵蓋 Team Drives、Google Vault for Drive、AppBridge、Drive File Stream 及 Quick Access等。

Team Drives:是為一團隊檔案共享管理工具,允許管理人員新增可存取特定 Team Drives 的團隊成員,且 Team Drives 中的檔案不會因成員的離開而受到影響,亦能設定檔案的編輯權限。

Google Vault for Drive:是除了既有的搜尋及匯出能力之外,新增了資料生命周期的管理能力,以符合企業內部的資料政策與政府制定的法規。

AppBridge:是屬於資料遷移工具,協助企業將檔案伺服器上的資料與所對應的權限正確地轉移至雲端。

Drive File Stream:一個允許使用者自桌面串流 Google Drive 內容的工具,可直接於桌面存取、搜尋及管理 Google Drive 檔案,可下載特定檔案供離線使用,亦可避免讓使用者將所有的企業資料下載至硬碟上。

Quick Access:是一基於機器學習的預測工具,會在適當的時候提出預測或浮現檔案,例如某個時間點會有哪些檔案經常被使用,或是某些人經常會被分享特定檔案,以及在會議中可能會使用的檔案等。

不「紙」數位化時代,你我都依賴數位的便利性 | 圖片來源:www.epochtimes.com

不「紙」數位化,你看見的角度是什麼?

對於一個數位工作者來說,效率是一個很重要的關鍵,而回顧以前上班,免不了的絕對是辦公桌上的一堆紙張,雜亂的桌子除了影響心境,也會導致效率降低。無紙化不是未來式,而我們早已在數位工作時代。事實上,現在絕大多數人的工作都已經實現了一部分的「無紙化」。例如:你的課堂報告是用稿紙手寫還是用 Word 打字?例如:你要寫信詢問一件事情時會手寫等待回信,還是直接電子郵件解決?

不知道從什麼時候開始,醒來的眼睛就會與數位的一切接軌,不知道什麼時候開始,我們都這麼理所當然的使用這些數位工具。記得上次專訪的 Cc 謝昕璇,因為一趟旅程她開始簡單化自己的生活,而不經讓我開始深思數位工具真的是為了讓我們的工作、與生活更簡單效率嗎?但我們是不是也忘了,「紙」曾經是表達情感的一個偉大發明呢?

參考資料:

新加坡政府宣佈:2017年公務員全面採用Facebook Workplace

https://www.bnext.com.tw/article/41779/singapore-civil-service-to-use-facebook-workplace

編輯帶逛Facebook台灣新辦公室!以開放精神為主旨,邀台灣在地藝術家創作3面主題牆

https://www.bnext.com.tw/article/52927/facebook-new-taiwan-office

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