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數位工作者專欄(三)誰是必需品?數位工具很實用,但自律才是關鍵

作者:陳彥如

帶你認識數位工具,生活可以更有規律

許多人都說老天爺是公平的,大部分的人生下來都一樣,有一個腦袋,有一樣多的時間,但是人生百態,因為選擇不同、規劃不同,所以最後的結局也不盡相同。很多人經常抱怨,時間不夠多,很多事情做不完,但或許問題只是出在於,你還不懂的規劃一個適合自己的時間、腦袋。不知道你可否注意過,「記憶」這件事情是很有限的,限容量、限時效性。而資訊快速又交錯複雜的世界裡,多了這些數位工具,就算你不是數位工作者,依然能有效地幫你達成「效率」、「記憶」、「規劃」,這三件事。讓我細細的與你分享一些實用的數位工具吧~

「數位革命,對的方法使用數位工具,充分發揮潛力。」| 圖片來源:medium.com

時間管理:

  • Google 日歷
  • Timetree
  • Google Tasks

「時間管理」這四個字,不知道是從什麼時候開始,逐漸受到大家的重視,甚至外面開始有專門教你如何學會自我管理的付費課程,但也許這件事情可以透過數位工具完成。特別像是Google Tasks,有點像是記事備忘錄,今天有什麼事情就一項一項列出,完成就可以打勾,表示結束。我覺得這也是時間管理的關鍵,每日事項可以依據「重要性、優先性、難易性、時效性」去區分,這樣其實能更有效率的去完成每天大大小小的任務。

增加自我學習力:

  • Hahow
  • Youtube
  • Voicetube

除了規劃好自己的事情之外,在競爭力極高的世代,培養軟實力是不能忽視的事。新媒介興起,學習當然也能數位化,不論是你想要專業型、輕鬆型、娛樂型,都能讓你找到適合自己的學習方式。像是 Hahow 就集結了多厲害的老師,並且不需要設限時間、地點,只要你自己拿捏好時間,還怕沒時間提升自己、超越別人嗎?

便利記事:

  • Evernote
  • One note

如果你和我一樣都是大眾運輸上下班的人,那通勤的片刻,其實是最好整理腦袋的時間。也許你會記下突然來的小靈感,也許你整理出今天必須完成的任務,也許還能留一下旁邊養眼帥哥 Line!開玩笑的!不過,我有位讀工程的朋友,他真的就是 Evernote 的愛用者,這真的是他給我的建議。整理過後的行程,確實有效幫助一整天的時間分配,也能提高完成度!明天上班的路上,不妨直接試試。

工作交流:

  • Slack
  • Google Hangouts
  • Gmail

團隊的交流對於數位工作者,是一大重點,不論是向上報告,夥伴討論。不過印象中,每次用Line 群組,潛水的潛水、用貼圖打哈哈忽略過的更是一堆,根本沒有達到有效對談。有篇文章提到,「真正有效的對談,應該要與私人的聊天軟體分開」,因為人都是會分心的,一旦分心,那會議上的內容,很容易因此錯過了重點。像是很多人都很推薦使用 Slack,簡單的操作,卻能有效討論,簡單的數位工具就能輕鬆得到團隊溝通的目的,這才是溝通更重要的目標。

資料保存:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • One Drive

資料的保存與整理,是為了讓你在有需要時,能以最快的速度找到需要的資料。有位學者從說過:「每個人都該從生活中的資訊開始建立自己的資料庫,那將會是你未來高人一等的關鍵。」雖然人類的腦容量是不可計的,但若是大量資訊一次進入,還是會有遺漏的內容,不如雲端來的方便。

「未來辦公室的情境,將會是資訊串聯整合,你跟上了嗎?」| 圖片來源:dcplus 數位行銷實戰家 數位工作,JANDI

有人說:「是數位工具依靠我們,因為我們賦予這些工具靈魂」

最近有篇文章讓我非常感觸,作者提到:「我認為我們不能依靠任何數位、網路工具」,或者說,「不是我們依靠數位工具,而是「數位工具依靠我們」。是我們賦予這些工具靈魂,讓他們成為實用,沒有我們,這些數位工具完全沒有意義,但沒有這些工具,我們依然可以找到完成事情的方法。他在乎的正是那個「方法」。進了數位工作者的世界,你一定會接觸很多的數位工具,但很多人問的是,哪一個工具最實用?哪一個最多人用?但是每個數位工具都有它的特色,或許你該找的不是最推薦用哪個,而是你自己「適合」哪個。

沒有什麼一定是最好的,只有哪個是最適合的。

「找回人生的主導權,就從建立紀律開始。」| 圖片來源:Women 說

數位工作者更重視「自律」

記得高中上學的日子,老師很愛說「自律」這件事。「我可以給你們自由,但前提是你們必須是個自律的人。」這大概是我印象最深的一句話。長大後,走進了數位工作的世界,才知道自律是什麼。多少人羨慕數位工作者的自由,但卻也經常因為自由,而讓自己變得懶散。你相信嗎?「你有多自律,就有多自由」這是在實習後,我才懂得。暑假的我接了兩份工作,網路文章數位工作者、公關行銷活動公司,你可以想像我有多忙碌嗎?但在正確的時間管理下,有效率地完成事情,不但讓我更自由,自己也可以有更多成就感。朋友曾經覺得,我很蠢,為什麼要做這麼多事情搞死自己?但現在他們更多的是佩服我的堅持。我是數位工作者,我懂自律,所以我有更多的自由和選擇。

「身為一個自由工作者,所有的小事都有可能成為你拖延的藉口」

參考資料:

17 款推薦生產力工具,提高你的工作效率!

https://womany.net/read/article/17545?utm_expid=39413488-32.ty3qBbX5QQG9iopnCQxXxw.0&utm_referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F

不依靠數位工具,找到最適合你的工作方法

https://www.bnext.com.tw/article/31547/BN-ARTICLE-31547

數位遊牧工作者的特質?自律和英文溝通能力首要條件

https://farryhsu.com/%E6%95%B8%E4%BD%8D%E9%81%8A%E7%89%A7%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E8%80%85%E7%9A%84%E7%89%B9%E8%B3%AA%EF%BC%9F%E8%87%AA%E5%BE%8B%E5%92%8C%E8%8B%B1%E6%96%87%E6%BA%9D%E9%80%9A%E8%83%BD%E5%8A%9B%E9%A6%96%E8%A6%81/1323/

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